Analysis of the Causes of Discrepancies Between Inventory and Actual Items: A Case Study of Company X Using the RCA Method
DOI:
https://doi.org/10.65310/wcwdg927Keywords:
Stock accuracy, Inventory management, Warehouse operations, Root cause analysis, Demand fulfillment.Abstract
This study examines stock accuracy performance, customer complaints, and the alignment between demand and fulfillment within a six-month operational period in order to identify the dominant factors contributing to inventory discrepancies. The findings show that variations in stock accuracy are closely related to nonstandard placement practices, non-real-time documentation, and inconsistencies in material movement across warehouse areas. Customer complaint records indicate recurring issues regarding wrong motif, wrong color, and shortage of delivered units, demonstrating that operational errors still play a substantive role. Additional analysis of demand and fulfillment across multiple ceramic sizes highlights that several product categories experience recurring gaps between requested and supplied quantities, particularly in the 60×60 WB variant. Root cause identification through a Pareto approach further reveals that human error, mixed materials in pallets, and misalignment between actual transfer and recorded data represent the largest contributors to overall discrepancies. These insights underscore the importance of strengthening warehouse discipline, enhancing personnel capability, and standardizing control mechanisms to ensure reliable inventory performance. The study concludes that structured interventions and continuous monitoring are required to maintain a stable and accurate stock management system.
Downloads
References
Alycia, N., & Rosyada, Z. F. (n.d.). Analisis kebutuhan dan pengendalian persediaan ban dump truck menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ) dan Just in Time (JIT) pada PT Sampoerna Agro Tbk (Studi kasus: PT Lanang Agro Bersatu).
Anggiane, Y., & Zaidan, R. (2025). Pelumas kendaraan (Studi kasus: DSP Plumpang, PT Patra Logistik), 20, 125–134.
Arum, K., Metode, M., & Cause, R. (2025). Jurnal Hasil Penelitian dan Pengkajian Ilmiah Eksakta, 4(1), 23–34.
Banjarnahor, B., Juliana, M., & Zaenal, D. (2025). Penerapan root cause analysis untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian data aktual dan input SAP pada proses operasional di PT XY. Jurnal Riset dan Aplikasi Teknik Industri, 3(1). https://doi.org/10.24843/JRATI.2025.v03.i01.p15
Dedi, B., Budianto, S., & Suryadi, A. (2025). Analisis penyebab terjadinya overcapacity pada gudang menggunakan metode Root Cause Analysis (RCA) di PT XYZ. X, 1, 12627–12633.
Ernawati, R. (2022). Komponen sparepart di gudang sparepart. 10(1), 181–191.
Fitri, R. D., Sumarna, D. L., Sulistiyaningsih, F., Mode, F., & Mode, F. (2023). Analisis penyebab ketidakcocokan stock on hand dan actual stock material di gudang material PT UTC Aerospace System Bandung menggunakan metode Fault Tree Analysis (FTA) dan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). 4(8), 141–150.
Irfan, M., Romli, I., & Herlambang, H. (2025). Analisis faktor penyebab ketidaksesuaian data stock opname barang H3Y menggunakan metode DMAIC di PT XYZ. 6(1), 49–57.
Johanes, P., & Setiawan, A. (2025). Pemeriksaan operasional atas aktivitas pengelolaan persediaan untuk mengurangi keterlambatan pengiriman pesanan (Studi kasus pada CV SWD). 8(2).
Malikussaleh, U. (2023). Opname antara sistem dengan aktual spare part. 5, 1–10.
Manurung, P. A., Muhammad, K., & Safitri, T. A. (2024). Minimisasi ketidaksesuaian stock opname pada spare part dengan metode Six Sigma (Studi kasus: PT XYZ). Justi: Jurnal Sistem dan Teknik Industri, 5(4), 421–428.
Nathania, D., & Djajadikerta, H. (2024). Pemeriksaan operasional untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan (Studi kasus pada PT Gading Gypsum Lestari). 4(1), 2354–2367.
Nursyanti, Y., & Partisia, R. (2024). Analisis discrepancy inventaris di gudang menggunakan Root Cause Analysis. 3(3), 313–323.
Pratiwi, K., & Nurjanah, S. (2025). Evaluasi sistem manajemen persediaan untuk mencegah stockout dan mencapai kepuasan pelanggan (Studi kasus industri distribusi listrik). 12(1).
Pt, X., Mariska, D. R., Eka, P., & Karunia, D. (2025). Analisis penyebab ketidaksesuaian akurasi stok. 12(1), 509–513.
R, M. M. A., Nova, V., Raja, L., & Susiyanto, H. (2025). Optimalisasi sistem inventory dengan pendekatan Kaizen pada material roll menggunakan metode PDCA di Warehouse PT Detpak Indonesia. Jurnal Industrikrisna, 14(2), 119–133.
Salwa, S., Nurazizah, A., Kusumaningtyas, R. D., & Samesti, T. (2022). Analysis of inventory problems using the Fault Tree Analysis method: Case study PT Kimpai Dyna Tube. 15(2), 310–316.
Utami, L. R., & Prastawa, H. (2023). Ketidaksesuaian jumlah material pada proses stock opname (Studi kasus: PT Geo Dipa Energi Unit Dieng).
Juliana, M. J., & Zaenal, D. (2025). Penerapan root cause analysis untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian data aktual dan input SAP pada proses operasional di PT XY. Jurnal Riset dan Aplikasi Teknik Industri, 3(1), 103–109. https://doi.org/10.24843/JRATI.2025.v03.i01.p15
Mariska, D. R., & Wati, P. E. D. K. (2025). Analisis penyebab ketidaksesuaian akurasi stok pada PT X. Jurnal Surya Teknika, 12(1), 509–513. https://doi.org/10.37859/jst.v12i1.9410
Budianto, B. D. S., & Suryadi, A. (2025). Analisis penyebab terjadinya overcapacity pada gudang menggunakan metode Root Cause Analysis (RCA) di PT XYZ. Jurnal Serambi Engineering, 10(2). https://jse.serambimekkah.id/index.php/jse/article/view/852
Prasetyo, A. W. (2025). Analisis waste pada produksi granule berbasis pendekatan lean manufacturing. Jurnal Teknologi dan Manajemen Industri Terapan, 4(2), 350–359.
Daweski, S. M., & Djumiarti, T. (2023). Strategi pengendalian kualitas PT YCH Indonesia Supply Point Semarang menggunakan metode PDCA (Plan–Do–Check–Act) (Studi kasus pada konsumen PT Sarihusada Generasi Mahardika). Sanskara Manajemen dan Bisnis, 2(1), 35–50. https://doi.org/10.58812/smb.v2i01.209
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2025 Muhammar Zidan Inprasepta, Aldi Allaudin, Nandana Malik Prayata, Anugrah Ramadhani Hidayah Warman, Yudi Prastyo (Author)
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
